Privacyverklaring Pacely

1. Waarover deze verklaring gaat

Pacely is een rustige planner voor mensen met post-covid, ME/CVS of vergelijkbare aanhoudende vermoeidheidsklachten. Om Pacely voor jou te laten werken, verwerken we persoonsgegevens, gegevens waarmee je direct of indirect te identificeren bent. In deze verklaring lees je welke gegevens we verwerken, waarom, hoe lang we ze bewaren, met wie we ze delen en welke rechten je hebt.

We houden ons hierbij aan de Algemene verordening gegevensbescherming (de AVG) en aan andere relevante wet- en regelgeving zoals de Telecommunicatiewet (voor cookies). Deze verklaring geldt voor onze website pacely.nl, de app en alle diensten die we daaronder aanbieden.

Pacely werkt met gezondheidsgegevens. Dat is een bijzondere categorie persoonsgegevens onder artikel 9 AVG, en we behandelen ze met de voorzichtigheid die daarbij hoort.

2. Wie verantwoordelijk is

Onn Software B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens in de zin van de AVG. Onze contactgegevens staan bovenaan deze verklaring en in artikel 14.

3. Voor wie Pacely is

Pacely is bedoeld voor mensen vanaf 16 jaar. Ben je jonger, dan kunnen we je gegevens niet verwerken, ook niet met toestemming van een ouder of voogd. Sluit je geen account af voor iemand anders.

4. Welke gegevens we verwerken en waarom

We verwerken alleen gegevens die we nodig hebben om Pacely voor jou te laten werken. Hieronder per categorie wat we verwerken, waarvoor en op welke grondslag.

4.1 Accountgegevens

Wat: je e-mailadres, een versleutelde versie van je wachtwoord (we zien je wachtwoord nooit zelf), en, als je via Google inlogt, je naam en eventuele profielfoto die Google aan ons doorgeeft. Daarnaast slaan we de voorkeuren op die je in Pacely instelt: bijvoorbeeld je taalkeuze en of je een lichte of donkere weergave wilt.

Waarvoor: om je account aan te maken, je in te laten loggen, je te kunnen herkennen tussen sessies, je instellingen mee te laten gaan tussen apparaten, en om met je te communiceren over je account in de juiste taal.

Grondslag: uitvoering van de gebruiksovereenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

4.2 Gezondheidsgegevens

Wat: alles wat je in Pacely zet over je dagen en je energie, geplande en uitgevoerde activiteiten, dagbudgetten, baseline-instellingen, momentregistraties en notities die je toevoegt.

Waarvoor: om je dag- en energieplanning op te slaan, je inzichten te tonen, en je over de tijd heen te laten zien wat voor jou werkt.

Grondslag: expliciete toestemming (artikel 9 lid 2 sub a AVG). Bij het aanmaken van je account vragen we je expliciet om toestemming voor het verwerken van deze bijzondere categorie. Je kunt die toestemming op elk moment intrekken, zie artikel 12.

Trek je je toestemming in, dan kunnen we Pacely niet meer voor je laten werken; je account en de bijbehorende gezondheidsgegevens worden dan verwijderd.

Hoe we inzichten maken. Sommige observaties die we tonen, bijvoorbeeld het herkennen van patronen ("op dagen waarop je veel uitvoert merk je achteraf vaak dat het zwaar was"), laten we genereren door een AI-model van Google. We gebruiken hiervoor Vertex AI Gemini in regio `europe-west4`, binnen onze bestaande Google Cloud-relatie. Per observatie sturen we alleen de specifieke gegevens die nodig zijn voor die observatie, niet je hele datasubtree. De observatie die het model teruggeeft tonen we aan jou ter overweging, Pacely neemt geen geautomatiseerde besluiten over je gezondheid (zie artikel 5). Google gebruikt de gegevens die we naar Vertex AI sturen niet om hun modellen te trainen; dat is contractueel uitgesloten via onze Google Cloud-overeenkomst.

Aanvullende, optionele toestemming voor onderzoek en productontwikkeling. Naast de bovenstaande grondslag bieden we een aparte, vrijwillige toestemming aan voor het gebruik van je gegevens voor onderzoek en productontwikkeling, werk dat Pacely beter wil maken voor jou en voor toekomstige gebruikers. Deze aanvullende toestemming staat los van de baseline hierboven en is volledig herroepbaar. Geef je hem niet, dan werkt Pacely precies hetzelfde voor jou. Lees de aanvullende voorwaarden op pacely.nl/nl/legal/research-consent.

4.3 Gebruiks- en logboekgegevens

Wat: technische en gebruiksgegevens die ontstaan bij het gebruik van Pacely, login-tijdstippen en globale locatie (op basis van IP-adres), apparaat- en browserinformatie, en gebeurtenissen in de app (bijvoorbeeld: een activiteit aangemaakt, een dag afgesloten). Ook: een logboek van toegang door medewerkers van Pacely (zie artikel 6).

Waarvoor: om de dienst te beveiligen, misbruik te detecteren, fouten op te sporen, en transparant te kunnen tonen wie jouw gegevens heeft gezien.

Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG), ons belang bij een veilige, controleerbare dienst, afgewogen tegen jouw belang bij privacy. Het logboek bevat geen gezondheidswaarden zelf, alleen verwijzingen naar welk onderdeel van je account werd benaderd.

4.4 Communicatie

Wat: de inhoud van e-mails of berichten die je ons stuurt (bijvoorbeeld via mail@pacely.nl), inclusief je e-mailadres en eventuele bijlagen.

Waarvoor: om je vraag of klacht te behandelen en je een antwoord te geven.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub b en sub f AVG).

Waar deze e-mails staan opgeslagen. Onze mailbox achter @pacely.nl draait op Google Workspace (Google Ireland Limited), binnen de Europese Unie. Dit is een aparte productlijn van Google met een eigen verwerkersovereenkomst, los van de Google Cloud / Firebase-diensten die Pacely gebruikt voor de app zelf (zie artikel 7). Bevat je bericht gezondheidsinformatie die je zelf hebt meegestuurd, bijvoorbeeld als je een ondersteuningsvraag stelt waarbij je een klacht of symptoom noemt, dan valt die specifieke verwerking onder dezelfde expliciete toestemming voor gezondheidsgegevens die je bij het aanmaken van je account hebt gegeven (artikel 4.2 / artikel 9 lid 2 sub a AVG). Zie ook onze sub-processors-lijst.

4.5 Betaalgegevens

Pacely werkt met maandabonnementen waarbij je vooraf betaalt, bij het afsluiten van het abonnement en bij elke maandelijkse verlenging. We sturen geen losse facturen op betalingstermijn.

Wat: je naam en e-mailadres voor het transactiebewijs, het betaalde bedrag, de datum, de gekozen betaalmethode (op hoofdlijnen, bijvoorbeeld "iDEAL" of "kaart"), en de status van de betaling. Volledige betaalinstrumentgegevens (rekeningnummer, kaartnummer, vervaldatum) voer je rechtstreeks in bij onze betaaldienstverlener of bij de app-store; die zien wij niet.

Waarvoor: om je abonnement aan te kunnen bieden, je een betaalbewijs te kunnen tonen, en aan onze fiscale bewaarplicht te voldoen.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG) voor de afhandeling van de betaling, en wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG) voor de fiscale bewaarplicht.

Hoe je betaalt, hangt af van waar je het abonnement afsluit:

• Via de website (web-app): je betaalt via Mollie B.V. in Amsterdam. Mollie is onze verwerker; we hebben een verwerkersovereenkomst met ze.
• Via de Android-app (in-app): je betaalt via de Google Play Store. Google is hier de verkoper (Merchant of Record), niet onze verwerker: Google handelt de betaling af en wij ontvangen alleen een betaalstatus en een opake aankooptoken, geen betaalinstrumentgegevens.

Welke partijen we per kanaal inschakelen en in welke rol staat in onze sub-processors-lijst.

4.6 Foutmeldingen

Wat: technische gegevens die ontstaan als er iets in Pacely fout gaat, de tekst van de fout, een stack trace, je browser- en besturingssysteemversie, en een korte trail van technische gebeurtenissen vlak voor de fout. Voor ingelogde gebruikers koppelen we een gepseudonimiseerde gebruikers-id aan de melding (een interne, willekeurige reeks tekens, geen e-mailadres, geen naam) zodat we kunnen zien dat één persoon meerdere keren tegen dezelfde fout aanloopt.

Waarvoor: om fouten in de app te ontdekken en te repareren.

Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG), ons belang bij een werkende, betrouwbare dienst, afgewogen tegen jouw belang bij privacy.

Geen gezondheidsgegevens. Pacely is technisch zo ingericht dat de inhoud van je activiteiten, dagen, baselines en notities niet in foutmeldingen meekomt. We filteren bij het versturen aan onze foutmonitoring, en op de andere kant draaien aanvullende scrubbing-regels als tweede vangnet.

We werken hiervoor met Sentry GmbH in Wenen; foutmeldingen worden opgeslagen in Frankfurt (Duitsland). Zie onze sub-processors-lijst.

We gebruiken jouw gegevens niet voor reclame, advertentienetwerken, of het bouwen van profielen voor marketingdoeleinden.

5. Geen geautomatiseerde besluitvorming

Pacely neemt geen besluiten over jou op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking. Wat de app laat zien, bijvoorbeeld een dagbudget of een observatie, is een hulpmiddel; de keuzes blijven van jou.

6. Wie bij Pacely jouw gegevens kan zien

Medewerkers van Pacely. Toegang door medewerkers van Pacely is technisch beperkt: alleen accounts met expliciete autorisatie kunnen bij gebruikersgegevens. Reden voor toegang is in de praktijk altijd één van: een storing onderzoeken, een ondersteuningsvraag van jou beantwoorden, de software ontwikkelen, testen of onderhouden, of een wettelijke verplichting nakomen.

Elke keer dat een medewerker bij gegevens uit jouw account komt via onze beheerapp, leggen we vast wie het was, wanneer het gebeurde en met welk doel. Dat logboek bewaren we 24 maanden. Je kunt de recente toegang tot jouw gegevens zelf bekijken in de app onder "Wie heeft jouw gegevens gezien".

Eén structurele uitzondering door een platformbeperking. De databasesoftware waarop Pacely draait (Google Cloud Firestore Native) biedt geen technische mogelijkheid om iedere documentlees-actie via de beheerconsole van Google Cloud automatisch te loggen. Dat is een structurele beperking van het platform zelf, wij kunnen die niet oplossen, en zolang Google deze logging-mogelijkheid niet levert, blijft die beperking bestaan. Voor noodzakelijk databasewerk moet er altijd minstens één persoon zijn met directe toegang die buiten dit logboek valt; dat is geen tijdelijke situatie. We beperken de impact door die kring zo klein mogelijk te houden, vandaag is dat alleen de hoofdontwikkelaar van Pacely, uitsluitend voor noodzakelijk onderhoud zoals een storing analyseren of een dataprobleem oplossen dat niet via de beheerapp is te verhelpen. Voor die toegang hebben we een ondertekende persoonlijke verklaring inzake gegevensverwerking vastgelegd: die legt vast waarvoor de toegang gebruikt mag worden en wat expliciet niet mag (geen privégebruik, geen delen met derden, geen kopieën buiten de Google Cloud-omgeving, geen R&D-werk, geen profilering buiten officiële productflows). Onderzoek en productontwikkeling lopen sowieso niet via deze lijn, maar uitsluitend via de auditeerbare paden hierboven; zie ook de aanvullende toestemming voor onderzoek.

Toegang die jij zelf deelt. Naast medewerkers van Pacely kun je zelf bewust iemand toegang geven tot (een deel van) jouw gegevens. Daarvoor werken we aan twee manieren:

• Een deellink, een link die je vanuit de app aanmaakt en deelt, bijvoorbeeld met een familielid, partner of mantelzorger. De link geeft alleen-lezen-toegang tot het deel van je gegevens dat je zelf aanwijst, heeft een vervaldatum, en je kunt hem op elk moment intrekken vanuit de app.
• Toegang voor een behandelaar, wil je dat je huisarts, revalidatiearts of ergotherapeut meekijkt en met je mee kan werken? Dan kun je een behandelaar expliciet toegang geven. Die toegang omvat zowel lezen als schrijven, zodat je behandelaar bijvoorbeeld een notitie kan toevoegen, een baseline kan voorstellen of een instelling kan bijstellen. De toegang geldt voor een door jou gekozen periode en is op elk moment in te trekken vanuit de app.

In beide gevallen ben jij de regisseur. Pacely deelt niets buiten jou om, een meelezer of behandelaar krijgt pas iets te zien nadat jij dat zelf hebt geactiveerd. Elke handeling van een meelezer of behandelaar in jouw gegevens, leeshandelingen én wijzigingen, registreren we in hetzelfde logboek dat hierboven staat; in het overzicht "Wie heeft jouw gegevens gezien" herken je ze aan een ander label dan medewerkers van Pacely.

7. Met wie we jouw gegevens delen

Pacely deelt jouw gegevens niet met partijen voor hun eigen doeleinden. We schakelen wel verwerkers in die voor ons gegevens opslaan en verwerken volgens onze instructies. Met elke verwerker hebben we een verwerkersovereenkomst.

Eén opt-in uitzondering: extern wetenschappelijk onderzoek. Als je voor een specifiek wetenschappelijk onderzoek bent uitgenodigd en je daar onder de aanvullende voorwaarden voor extern wetenschappelijk onderzoek uitdrukkelijk hebt ingestemd, kan Pacely jouw gegevens beschikbaar maken aan de in die toestemming benoemde onderzoeksinstelling, en alleen voor dat ene onderzoek. Die instelling is voor wat zij na ontvangst met de gegevens doet zelf verwerkingsverantwoordelijke en is geen verwerker van Pacely. Pacely en de instelling leggen die rolverdeling per onderzoek schriftelijk vast in een gegevensoverdrachts-overeenkomst voorafgaand aan de uitnodigingsfase. Zonder jouw uitdrukkelijke instemming gaat hier niets, en intrekken kan op elk moment.

Een medisch professional die jij zelf via een koppelcode in de app toegang hebt gegeven (zie artikel 6), is geen "deling met een partij voor eigen doeleinden" in de zin van dit artikel: die toegang blijft binnen Pacely's eigen omgeving en wordt aan dezelfde audit onderworpen als alle andere toegang.

Onze verwerkers vandaag:

• Google Cloud / Firebase (Google Ireland Ltd. en Google LLC), voor authenticatie, database, opslag van bestanden, het uitvoeren van servercode, het opslaan van logboeken en het genereren van observaties via AI. Concreet gebruiken we Firebase Authentication, Cloud Firestore, Cloud Functions, Cloud Storage, BigQuery en Vertex AI (Gemini). Locaties van opslag en verwerking staan in artikel 8.
• Sentry GmbH (Wenen, Oostenrijk), voor het opvangen en analyseren van foutmeldingen uit de website, app en servercode. Servers in Frankfurt (Duitsland).
• Calendly LLC (Atlanta, Verenigde Staten), voor het inplannen van kennismakingsgesprekken met zorgprofessionals, patiëntenorganisaties en onderzoekers. Deze verwerker is alleen in beeld als jij zelf vanuit `pacely.nl` of het zorgverlenersportaal zo'n gesprek inplant; voor je gebruik van de Pacely-app zelf raakt Calendly nooit je account of je gezondheidsgegevens. Doorgifte naar de Verenigde Staten valt onder de modelcontractbepalingen, zie artikel 8.
• Google Workspace (Google Ireland Ltd.), voor onze mailbox achter @pacely.nl (Gmail), onze zakelijke agenda (Google Calender) en de videogesprekken die we voeren met zorgprofessionals (Google Meet). Dit valt onder een aparte verwerkersovereenkomst van Google, los van de Google Cloud / Firebase-relatie hierboven. Opslag binnen de Europese Unie; zie artikel 8.
• Sinch Email B.V. / Mailgun (Nederland, met servers in Frankfurt), voor het versturen van transactionele e-mail namens Pacely: accountbevestiging, wachtwoord-reset, abonnements- en factuurmail, en de uitnodigingsmail als een behandelaar je voor Pacely uitnodigt. We sturen via deze route geen gezondheidsgegevens; alleen wat de specifieke e-mail nodig heeft.

We publiceren onze actuele lijst van verwerkers op pacely.nl/nl/legal/sub-processors. Komt er een nieuwe verwerker bij, dan werken we deze lijst bij voordat de wijziging ingaat.

Daarnaast delen we jouw gegevens als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld op vordering van een opsporingsdienst.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Jouw gezondheidsgegevens (artikel 4.2) staan bij Google Cloud opgeslagen in België en Nederland. Beide landen hebben een volledige kopie, zodat de dienst beschikbaar blijft als één regio tijdelijk uitvalt. In Finland staat een kleine technische replica met alleen administratieve metagegevens, geen kopie van je gezondheidsgegevens zelf.

Andere gegevens blijven ook binnen de EU:

• Administratieve gegevens staan in dezelfde opzet (België en Nederland, met metagegevens in Finland).
• Bestanden die je in Pacely uploadt staan in Nederland en Finland.
• Foutmeldingen die we via Sentry opvangen worden opgeslagen in Frankfurt (Duitsland).
• AI-verwerking via Vertex AI (artikel 4.2) draait in Nederland.

Al deze locaties liggen binnen de Europese Economische Ruimte. De toegang tot en het beheer van die gegevens vindt zoveel mogelijk binnen de EER plaats.

Google is een Amerikaanse onderneming. Voor de gevallen waarin gegevens naar buiten de EER worden doorgegeven, hanteren we de modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) van de Europese Commissie en de aanvullende waarborgen die Google daarbij biedt. Buiten dit kader geven we jouw gegevens niet door aan landen of partijen die hier niet zijn genoemd.

Eén externe uitzondering voor zakelijk contact. Plant een zorgprofessional, patiëntenorganisatie of onderzoeker via `pacely.nl` een kennismakingsgesprek in, dan worden de boekingsgegevens (naam, e-mailadres, gekozen tijdstip, eventuele vrije-tekst antwoorden) verwerkt door Calendly LLC in de Verenigde Staten. Deze doorgifte vindt plaats onder dezelfde modelcontractbepalingen, opgenomen in de Calendly DPA. Voor het gebruik van de Pacely-app zelf vindt geen doorgifte naar Calendly plaats; deze verwerker raakt nooit je account of je gezondheidsgegevens.

9. Hoe lang we jouw gegevens bewaren

We bewaren jouw gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor we ze verwerken. Per categorie:

• Accountgegevens, zolang je account bestaat. Verwijder je je account in de app, dan worden je gegevens onmiddellijk uit onze actieve systemen verwijderd. In versleutelde back-ups blijven ze tot 99 dagen aanwezig totdat de back-up-rotatie ze automatisch wist. Onze back-ups zijn wekelijks; we bewaren ze om bij een storing of incident gegevens te kunnen herstellen, niet om ze te raadplegen voor andere doelen. Wordt een back-up ooit teruggezet, dan voeren we eerder ontvangen verwijderverzoeken na het terugzetten opnieuw uit.
• Gezondheidsgegevens, zelfde termijn als accountgegevens.
• Logboek van toegang door medewerkers, 24 maanden vanaf de toegang. Daarna verwijderd.
• Foutmeldingen (Sentry), 90 dagen vanaf het moment dat de fout is opgevangen. Daarna verwijderd.
• Communicatie (e-mails), maximaal 24 maanden na het laatste contact, tenzij een langere termijn nodig is voor de afhandeling.
• Financiële administratie (facturen), 7 jaar, op grond van de wettelijke fiscale bewaarplicht.

Heeft een wettelijke plicht een langere termijn nodig, bijvoorbeeld in een lopend juridisch geschil, dan bewaren we de relevante gegevens zo lang als die plicht vraagt en niet langer.

10. Hoe we jouw gegevens beveiligen

We doen ons best om jouw gegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging en ongeoorloofd gebruik. Concrete maatregelen:

• Verbindingen tussen je apparaat en onze servers zijn versleuteld via TLS.
• Gegevens in onze database zijn versleuteld in rust (encryption at rest, geleverd door Google Cloud).
• Wachtwoorden worden door Firebase Authentication versleuteld opgeslagen, wij zien je wachtwoord nooit.
• Toegang voor medewerkers vereist tweestapsverificatie en wordt gelogd (zie artikel 6).
• We splitsen onze datatoegang in lagen, zodat dagelijkse beheertaken geen toegang geven tot bijzondere categorie-gegevens.
• We maken wekelijkse versleutelde back-ups en bewaren die 99 dagen, zodat we bij een storing, een incident of een onverwachte gegevensverlies kunnen herstellen. We gebruiken back-ups niet voor andere doelen dan herstel; zie artikel 9 voor wat dat betekent na verwijdering van je account.
• We evalueren onze beveiliging regelmatig en passen aan waar nodig.

Komt er ondanks dat een datalek voor met risico voor jouw rechten en vrijheden, dan melden we het binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we jou wanneer dat verplicht is.

11. Cookies

Op de website gebruiken we vandaag alleen functionele cookies die nodig zijn om je in te laten loggen en de site te laten werken. We gebruiken geen tracking-cookies, geen advertentie-cookies en geen externe analytics zonder dat we je eerst om toestemming vragen.

Komt daar verandering in, dan tonen we eerst een cookiebalk waarin je per categorie kunt kiezen. De volledige uitleg per cookie vind je in onze cookieverklaring.

12. Jouw rechten

Onder de AVG heb je de volgende rechten:

• Inzage, je mag opvragen welke persoonsgegevens we van jou verwerken.
• Correctie, kloppen je gegevens niet, dan corrigeren we ze.
• Verwijdering, je mag vragen om je gegevens te wissen. In de meeste gevallen kun je dat zelf doen door je account te verwijderen vanuit de app.
• Beperking, je mag vragen om de verwerking tijdelijk stop te zetten, bijvoorbeeld terwijl een verzoek tot correctie loopt.
• Bezwaar, je mag bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang (artikel 4.3 hierboven).
• Dataportabiliteit, je mag een kopie van je gegevens opvragen in een gangbaar, machineleesbaar formaat. Je kunt ook zelf een export starten vanuit de app.
• Toestemming intrekken, je hebt ons expliciete toestemming gegeven voor het verwerken van je gezondheidsgegevens (artikel 4.2). Pacely kan zonder die gegevens niet functioneren, toestemming intrekken betekent daarom dat we je gezondheidsgegevens uit onze systemen verwijderen. Je trekt je toestemming in door je account te verwijderen vanuit de app, of door ons dat te vragen via mail@pacely.nl. De verwerking tot dat moment blijft rechtsgeldig.

Een verzoek doe je via mail@pacely.nl. We reageren binnen vier weken. We kunnen je vragen om je identiteit aan te tonen voordat we het verzoek uitvoeren, anders kunnen we niet zeker weten dat het verzoek echt van jou komt.

Heb je het idee dat we niet zorgvuldig met jouw gegevens omgaan, dan horen we dat graag eerst zelf. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

13. Wijzigingen aan deze verklaring

We mogen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we een nieuwe verwerker inschakelen of een nieuwe functie toevoegen die andere gegevens nodig heeft. Bij belangrijke wijzigingen laten we het ten minste 30 dagen van tevoren weten via e-mail of in de app, en vermelden we wat er verandert.

De meest recente versie vind je altijd op pacely.nl/nl/legal/privacy. Bovenaan deze verklaring zie je het versienummer en de datum van de laatste wijziging.

14. Contact

Vragen, verzoeken of opmerkingen over je gegevens? Neem contact op via:

Onn Software B.V. Meester Bierensweg 9b, 4841AH Prinsenbeek, Nederland KvK: 87600641 E-mail: mail@pacely.nl